为什么要使用“要事第一”的时间管理

在决定使用某个工具或原则之前，必须先要搞明白为什么要使用它？它能解决自己什么问题？能带来哪些价值？如果这些没有搞明白，看着别人用，自己也凑热闹跟着用，最终很难坚持去一直用，因为驱动力来自外部，而不是自己发自内心的认可和笃定。那么在决定是否要使用要事第一的原则之前，我们必须先要搞明白为什么要使用它？这样在日常生活中才能更好地去践行，使用它。

之所以要使用要事第一的第四代时间管理，核心的原因就是当前大家所使用的时间管理存在比较大的问题。

有关时间管理的研究由来已久，就像人类社会从农业革命演进到工业革命，再到信息革命一样，时间管理的理论可以分为四代。

第一代的时间管理理论着重利用便条与备忘录，在繁忙的工作中调配自己的时间与精力。最初大家为了避免遗忘，在备忘录或便条上把事情一件件记录下来，提醒自己完成。

采取的方式就是把最近要做的事情逐条列出来，并不强调顺序，每做完一件事，就在后面打个勾，现在还有很多人喜欢用便条的方式来提醒自己做事，会把最近要做的事写在便条上，然后贴在办公桌前，来提醒自己。

这种方法最大的好处就是让事情变得可视化，贴在显眼的地方，随时可以看到，不用担心会忘记，但是，使用备忘录和便条的弊端是没有考虑事情的轻重缓急和优先级，也没有考虑是否符合自己的长期目标，做了很多事情，每天看似非常忙碌，其实做事效率比较低，效果可能也不太好。

这种方法适合处理日常工作和生活中容易忘记的琐事，比如提醒自己开会，提醒自己要还信用卡等。

第二代时间管理理论强调用行事历与日程表，反映出时间管理已经开始注意到规划未来的重要。这也是解决第一代时间管理存在的问题，在使用第二代时间管理时会规划下周要做什么事，下个月要做什么事，三个月后要做什么事，并把最近要做的事与未来要做的事联系起来，按照完成时间的先后顺序，编写在日程表里面，然后按照日程表一件件地去完成。

这种方法当前也有很多人在使用，我身边有不少同事和朋友就在使用这种时间管理方式，在他们的电脑桌面，以及桌面的台历上会看到写了很多待办事项，比如哪一天需要开什么会议，哪一天需要提交什么报告，哪一天需要会见客户等。

这种使用台历或日程表的做法，既沿用了便条把事情可视化的优点，又把近期、中期、远期的事情合理规划，做事情的计划性和效率明显提高，但是按照完成时间的先后顺序做事，还是没有考虑事情的轻重缓急和优先级，没有考虑外界环境变化的时候该如何应对和调整计划。

事情的轻重缓急和优先级在第三代时间管理中得到了解决。

第三代时间管理讲求优先顺序的观念，也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取更高的效率。

第三代时间管理方法有它的可取之处，但有少人觉得，过分强调效率，把时间崩得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外惊喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理方法，改为使用第一代和第二代的时间管理方法，以此来维护自己生活的品质。